Победа к вековому юбилею архивной службы

Как бы ни бытовало мнение, что архивист – это скучная «сухая» профессия, призванная собирать и комплектовать многочисленные документы, современный работник архива все же далек от такого описания. За столетнюю историю функции и задачи архива, может, глобально и не изменились, но работа архивиста требует высококвалифицированной подготовки, профессионального мастерства, творческих способностей, умений использовать информационные технологии. И, как доказала Анна Маланова, архивисты обладают такими качествами.

Анна Валерьевна сообщила, что она разработала проект программного обеспечения по использованию и учету документов. К 100-летию архивной службы России она совместно с администрацией района издала брошюру «Календарь знаменательных и памятных дат Ольхонского района». Об этом и об особенностях своей работы Анна Маланова рассказала нашей газете.

- Анна Валерьевна, из каких испытаний состоял конкурс «Лучший архивист Иркутской области»? Вы впервые в нем участвовали?

- Этот конкурс был приурочен к 100-летию государственной архивной службы России, проводится он не каждый год. Я участвовала впервые. Конкурс был заочным и состоял из трех этапов: визитная карточка, онлайн-тестирование на знание законодательства в сфере архивного дела и защита проекта по улучшению работы архивов.

Также ежегодно участвую в конкурсе публикаций в СМИ, организатор которого архивное агентство Иркутской области. По итогам 2017 года я заняла второе место. Тема статьи для этого конкурса определилась после общественных слушаний по разработке проекта строительства в Монголии ГЭС на притоках Селенги. Я начала изучать эту проблему и выяснила, что этот вопрос периодически всплывает с 60-х годов. Тогда Байкал защищали ученые.

- Какой проект программы по улучшению работы архивов вы представили на конкурс?

- Проект программы называется «Организации — источники комплектования». В нашей работе мы уже используем программное обеспечение по использованию и учету документов, регистрации и исполнению запросов, а по комплектованию подобного нет. Поэтому задача этой программы — выполнить проектирование электронной архивной системы для работы с организациями – источниками комплектования.

В программе предусмотрены такие функции, как ведение списка организаций источников комплектования в электронном виде, формирование, внесение изменений, хранение, использование наблюдательных дел в электронном виде, возможность интеграции, объединения данных по региону, стране.

Я подготовила макет программы. Осталось только ее разработать, думаю, это вполне реально, в условиях нашего архива точно. И коллеги, и экспертная комиссия конкурса приняли проект одобрительно.

- На официальном мероприятии к 100-летию архивной службы России вы представили брошюру «Календарь знаменательных и памятных дат Ольхонского района». Расскажите подробнее о его издании.

- Подобный календарь издается Государственным архивом Иркутской области и к юбилейной дате мы тоже решили издать свою брошюру. Летом прошлого года я начала проводить подборку материалов для издания. Была проведена огромная работа, ведь из имеющегося объема официальной информации надо было найти то, что будет интересно для жителей района. Календарь составлен на основе архивных документов Исполнительного комитета Ольхонского районного Совета народных депутатов, администрации района, газеты «Байкальские зори» и фотофонда. Тираж – 30 экземпляров.

В первоначальном варианте в календарь было включено намного больше информации, планировалось опубликовать полностью некоторые выявленные документы. Например, отчет Маломорского рыбзавода за 1979 год. Это был один из самых интересных документов, где были указаны направления деятельности рыбзавода, материальная база, планы. На этом предприятии работало большое количество людей, оно было точкой притяжения специалистов из других районов и областей России. Приезжали работать технологи, которые специально учились в Тобольске. Рыбу добывали и реализовывали тысячами тонн. А сегодня рыбзавода нет. Это уже история… Или отчеты по сельскому хозяйству середины 1980-х годов. Интереснейшие документы. Сравнивая их с сегодняшними отчетами, мы увидели, что количество скота и овец в 1986 г. по Ольхонскому району примерно равно сегодняшним показателям по всей Иркутской области. Также не вошли в календарь списки о победителях соцсоревнований, присвоении звания ветеран труда, отчет о ходе исполнения закона о всеобуче в районе, решение о восстановлении памятника Ленину в Еланцах и т.д. В рамках недостаточного финансирования все это пришлось убрать из календаря.

- Последние несколько лет вы вносите архивную документацию в электронную базу данных. Насколько это повлияло на эффективность работы?

- Перевод архивных документов в электронный вид, прежде всего, сокращает сроки исполнения запросов. По регламенту на это отводится 30 дней. В год к нам обращаются примерно 250 человек с социально-правовыми запросами, около 300 – тематическими, т.е. по земельным и имущественным вопросам, истории. Основная масса запросов по земле. Базу данных ведем с 2012 года. На сегодняшний день в нее внесено 8000 постановлений районной администрации с 1993 по 2008 годы. Также сканируем документы. Это небыстрый процесс. Сначала надо дело расшить, отсканировать каждый лист и заново сшить дело. По указу президента 20 процентов документов должны уже быть отсканированы и внесены в базу данных. Может, федеральные архивы к этому и близки, то муниципальные архивы вряд ли, т.к. в среднем по области в муниципальных архивах работают по два сотрудника, а где-то по одному. Если, к примеру, к нам обратились с запросом по пенсии за пять лет, то его обработка занимает от полутора до двух дней. Бывает, что обращаются с запросом за 10-15 лет. Еще между делом приходят запросы от различных органов, которые нужно срочно исполнить. Но чаще всего с исполнением запроса мы укладываемся в срок до двух недель.

- Сейчас в любом учреждении района очень большой документооборот. Как это отражается на работе архива? Есть ли у вас проблемы с нехваткой помещений?

- Действительно, в последние годы у нас наблюдается растущая динамика документооборота. Количество дел, поставленных на учет, постоянно растет. В прошлом году под архивные хранилища выделены два помещения. Предположительно, их хватит еще на два-три года, и затем мы опять столкнемся с проблемой нехватки площадей, которые нужно еще и оборудовать в соответствии с правилами. Обязательно должна быть установлена охранно-пожарная сигнализация и система автоматического пожаротушения, металлические входные двери, металлические стеллажи. Все это требует больших материальных затрат. За счет средств, выделенных из областного бюджета на исполнение государственных полномочий по архивному делу, мы в 2016-2017 годах установили систему автоматического пожаротушения в одном архивохранилище. В нем разместили документы областной собственности. При этом возникла проблема разрыва фондов, когда половина документов одной организации относится к областной собственности (документы до 1992 г.), половина к муниципальной.

- Возникают ли такие случаи, когда вы предоставили документы по запросу, а в них обнаружены ошибки, неточная информация, или учреждение вообще не передало в архив необходимые документы? Что делать в такой ситуации?

- Да, мы часто сталкиваемся с ситуациями отсутствия документов или ошибками в имеющихся. Например, неправильными написаниями имен в документах. Но исправить уже не можем, пишем в справках как есть. Исправлять, дописывать не имеем права. Поэтому, обращаясь к делопроизводителям, всегда напоминаю — документы сдаются в архив на вечное хранение. В них не должно быть ошибок и исправлений. Документы должны быть распечатаны на качественной бумаге и принтере. Из-за ошибок в документах люди часто вынуждены обращаться в суд. Нужно всегда помнить, что архивные документы – это не только прошлое, в них отражается наша сегодняшняя жизнь, это мы с вами в глазах потомков.

- Ваши ближайшие планы на будущее?

- Будем продолжать работать — совершенствовать архивное дело, внедрять новые технологии. Постараемся опубликовать некоторые архивные документы, писать статьи, участвовать в конкурсах.