Как подать запрос в архив?

Чтобы определиться в какой архив подавать запрос, необходимо изучить все имеющиеся на руках документы и определить территориальные и хронологические рамки. В каждом субъекте есть областной и районные архивы. У каждого архива есть список фондов, хранящихся документов, который поможет убедиться, есть ли вообще в этом архиве нужный документ. Обычно он размещается на сайте архивного учреждения и ежегодно обновляется. Если вы точно не знаете, в какой именно архив подавать запрос, можно обратиться в Федеральное архивное агентство или региональные управления по делам архивов.

Запрос составляется в свободной форме. Он должен содержать:

1. Сведения о заявителе — фамилия, имя, отчество, полный почтовый адрес, телефон, e-mail.

2. Для юридических лиц — наименование организации, полный почтовый адрес, телефон, e-mail.

3. Тема запроса и хронологические рамки интересующей вас информации.

4. Текст запроса, написанный в свободном стиле, и содержащий максимум известной информации по теме — это ускорит исполнение запроса. Если вы уже куда-либо обращались по данному вопросу — укажите, куда именно.

Для подтверждения стажа работы и заработной платы нужно указать фамилию, имя, отчество, место и время работы, должность, сведения об изменении фамилии, периодах отпусков по уходу за ребенком и т. д. Здесь необходимо отметить, что в государственные и муниципальные архивы документы по личному составу передаются только ликвидированных организаций и предприятий. Если организация, в которой вы работали действует, то необходимо обращаться с запросом о подтверждении стажа работы именно туда. Часто бывает так, что у предприятий и учреждений меняются наименования, происходят реорганизации. Тогда стоит обратиться за консультацией в вышестоящую организацию (министерство, ведомство, головной офис) или государственный, муниципальный архив, так как в каждом архиве ведутся наблюдательные дела на организации. В них содержатся сведения об образовании, подчиненности, переименованиях, реорганизациях, ликвидациях учреждений, а также месте хранения документов.

При поиске сведений об истории семьи также следует учитывать фактор времени и местоположения. Информация о рождении, бракосочетании и смерти граждан хранится в течение 100 лет в органах ЗАГСа, после чего передается на хранение в государственные архивы. Таким образом, если вам необходимо найти или подтвердить информацию записей гражданского состояния относящихся к советскому периоду, заявление направлять следует, прежде всего, в отдел ЗАГСа по месту искомого события.

При обращении в архив с запросом о поиске информации об интересующем члене рода желательно указать следующие сведения: фамилия, имя, отчество (для женщин — девичья фамилия и в замужестве — в зависимости от количества браков), дата рождения (если неизвестно, то приблизительно, в пределах нескольких лет), место рождения (губерния, уезд, волость, город, село, деревня), место крещения (собор, церковь, костел, приход), национальность, место жительства, дата смерти, вероисповедание, был ли переход в другую веру, сословие (дворянство, казачество, духовенство, купечество, крестьяне); звание, чин, титул, семейное положение, где и когда состоялся брак (венчание), фамилия, имя, отчество жены (мужа); место службы (где, когда), награды, другие известные факты и подробности, которые вы считаете нужным сообщить для проведения поиска.

Порой возможны случаи затруднения, связанные с изменениями административно-территориального устройства. Тот или иной населенный пункт мог относиться в разные годы к разным губерниям. Соответственно, принадлежность церковных метрических книг и других документов уточнять придётся в двух отдельных региональных архивах. Возможны ситуации ошибочного направления, когда граждане выбрали неверный архив. Сотрудники получившее письмо должны перенаправить запрос по нужному адресу, уведомив об этом заявителя и указав название организации, в которую перенаправили запрос.

Обращаясь в архив с запросом о поиске информации о своих предках, следует иметь в виду, что такие запросы исполняются государственными архивами на платной основе. Муниципальные архивы, являющиеся структурными подразделениями органов местного самоуправления, исполняют все запросы бесплатно.